Créer une liste de diffusion par mail ou d’un groupe de contacts

La fonction de saisie automatique de Zimbra est très performante lorsque vous répondez à un mail ou que vous créez un rendez-vous. À mesure que vous tapez des caractères, elle affiche les adresses complètes correspondantes. Une autre solution très efficace consiste à créer une liste de destinataires, ou « liste de distribution ».

Zimbra utilise également le terme « groupe de contacts ».

Avec Zimbra vous pouvez créer autant de groupes de contacts que vous le souhaitez.

Par exemple

• Créer des groupes de contacts pour votre équipe
• Votre service
• Vos amis
• Votre famille etc…

Lorsque vous tapez une adresse dans Zimbra, le logiciel prépare les groupes de contacts correspondants en ajoutant automatiquement toutes les adresses de groupes.

Pour créer un groupe de contacts

1. Ouvrez le menu « nouveau contact » dans n’importe quel onglet et sélectionnez « groupe de contacts »
2. L’onglet « groupe de contacts » s’ouvre
3. Donnez un nom au groupe
4. Recherchez les contacts à ajouter au groupe. Zimbra[1] recherche les adresses dans sa liste GAL (liste globale d’adresses), mais vous pouvez aussi rechercher dans vos propres contacts.
5. Sélectionnez des contacts
6. Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un contact.
7. Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le groupe.

NB : Le terme «liste globale d’adresses » (Global Address List, GAL) est le nom technique de votre annuaire d’entreprise.

Le nom du nouveau groupe de contacts s’affiche. Les groupes de contacts sont identifiés par une icône représentant plusieurs têtes et épaules. Par la suite, chaque fois que vous souhaitez diffuser un mail aux différentes personnes d’un groupe de contacts ou leur proposer un rendez-vous, il vous suffit de taper le nom de ce groupe. Le logiciel insère automatiquement toutes les adresses du groupe dans le champ de destinataire.